こんにちは。笹川です。
2023年も残すところ僅かとなりましたが、いかがお過ごしでしょうか。
師走の忙しさに、kintoneユーザーから「うっかり間違えて承認しちゃったんだけど、戻せない？」なんていう声が聞こえることが増える時期ですね。
今日はプロセス管理で「完了」したレコード（ステータスの一番最後まで進めたレコード）のステータスを戻す設定についての記事です。
よく聞くのは、完了ステータスにも作業者（最終承認者・管理者など）を設定し、「完了取消（差し戻し）」アクションを設定する方法です。
ただ、これだと作業者に設定された人に通知がたまる一方・・・という問題があります。
そこで、私がよくやる方法を紹介したいと思います。
■設定方法
プロセス管理の一番最後のステータスを、下の画像のように設定します。
（画像をクリックすると拡大します）
この方法のポイントは、2つです。
①「完了」ステータスには作業者を設定しない
作業者：次のユーザーのうち1人（ユーザー選択は空のままにしておく）
②「完了取消」アクションの条件を「作業者が存在」とする
アクションが実行できる条件：作業者／次のいずれかを含む／Everyone
こうすることで、普通にプロセスを完了した場合は作業者が外れるため、「完了取消」ボタンは誰にも表示されず、通知もされません。
間違えて完了してしまったときにだけ「現在の作業者を変更」で取消アクションをする人を作業者に設定してあげれば良いのです。
■結果
アプリを更新すると、完了画面は以下のようになりました。
左が通常通りプロセスを完了したところ、右が「現在の作業者を変更」で作業者を設定したところです。
「現在の作業者を変更」ができるのはcybozu共通管理者とアプリ管理者だけなので、レコードごとの細かい条件指定は難しいですが、アプリ管理者として、特定のグループ（例えば、役職に部長・課長のいずれかを含む動的グループ）を設定しておくことで、部内で運用を完結してもらうこともできると思います。
いかがでしたでしょうか。
基本機能を活用した、設定のコツみたいな記事を書くのは初めてでしたが、これからはこういった記事も増やしていけたらと思っています。
基本機能だけでは実現が難しいなという場合は、プラグインや助っ人にお任せください！
今年オープンした弊社のプラグイン販売サイトOTTOでは、低価格でかゆいところに手が届くプラグインを販売しています。ぜひご覧ください！
