こんにちは、Hです。
私たちのチームでは、複数プロジェクトを並行で実施していることもあり、
プロジェクト内で確認すべき課題とチーム全体で確認すべき課題が発生します。
プロジェクト内で確認すべき課題については、各プロジェクトでの課題票でお客さまとやりとりをしています。チーム全体で確認すべき課題については顧客含めた進捗会議で確認をするようにしています。
みなさんの現場ではどのように管理をされていますか？
実は先日、チーム全体で確認すべき課題がうまく顧客に伝わっておらず、逆に確認をされるということが発生しました。内容そのものは電話一本して伝えれば済む内容でしたので、大きなことにはならなかったのですが、このような事象が発生するということはどこかにコミュニケーション不備があるのだろうと考えました。
せっかく進捗会議をしてチーム全体の課題を共有しても、確認すべき顧客に伝わらないのでは意味がありません。
顧客にアクションをうながすための仕組みとしては課題票に「最終アクション」という列を設けて、確認をするようにしています。（図参照）
■図：課題票の最終アクション
これによって顧客側のアクション漏れを防ぐことができているのですが、同じように確認・共有漏れを防ぐための仕組みが必要と考えました。そこでチーム全体にかかわる共有事項については、進捗会議で提示する資料の一つにステークホルダー別確認・共有事項一覧を作成するようにしました。今はまだ管理を始めたばかりですので、何かしら成果が出たら報告していきたいと思います。
