こんにちは、Hです。
マネージャをしていると、メインの作業についてはほとんどメンバーに任せて、自分はその結果のチェックに回ることが増えてきます。
そして各メンバーの作業を効率化したり、品質が一定になるような仕組みを考えたり、構築していきます。
各メンバーはその仕組みの上で自分自身のタスクをしっかりこなしていくわけですが、ちょっとした落とし穴が潜んでいます。
今日はその落とし穴についてお話ししたいと思います。
■仕組み化に頼りすぎると・・・
プロセスの中で手順を定めたり、チェックポイントを作成してミスを減らしたり、また自動化ツールを入れて効率化を図ったりなどこれらのことを仕組み化することで属人性を少なくして、効率や品質を一定の段階に持っていくことがしやすくなります。
実際、私たちのチームでも多くの取り組みをしてきた結果、品質が向上し、顧客からも表彰されたり、仕組みについては評価されるようになりました。
何より仕組み化が素晴らしいのは繰り返し行えることとブラッシュアップされていくことです。各メンバーも仕組みや手順を理解していき、作業効率も上がっていきますし、あまり考えなくても成果をあげることができるようになっています。
しかしながら仕組みがよくなればなるほど疑問を持つシーンが減ってしまいます。これはチームにとってはあまりよくないことだと考えています。
たまに聞く言葉に以下のようなものがあります。
- 手順に書かれていなかったので、気づきませんでした。
- おかしいなと思ったのですけど、ルール通りに実施しました。
- （自分で考えることなく）これってどうすればいいですか？
何もなければ自分で考えていく必要が出てきます。
まさに2年前ぐらいはそうでした。
でも仕組みがよくなってきて、メンバーも入れ替わってくることで考えていくシーンが減ってきています。
じゃあ仕組み化やめて、また真っ新にして一から考え直そうかとも思えません。ではどうしましょうか。
■考え直すタイミングを作る
1つはチームとしてきちんと考え直すタイミングを作ることだと思います。
私たちのチームでは「プロジェクト改善」「今週のいいね」「障害反省会」などふと周りを見たり、
プロセスを見直すタイミングを作るようにしています。
こうすることで自分の意見を出したり、他の人の意見を聞いたりする中で
必ずしも今の仕組みがいいわけではないということを（自分も含めて）認識しています。
つい先日も別ベンダーの障害に対して反省会を実施しました。その障害に対して「自分たちのプロセスでこの障害は防げただろうか？」という質問をしました。
今のプロセスでこの障害は防げるといった人：60％
今のプロセスでこの障害は防げないといった人：40％
それぞれなぜそう思ったのかを意見として挙げてもらうことで、
該当する箇所のプロセスの強み・弱みをみんなで共有することができました。
ここで出た改善点はプロセスに反映していく予定です。
もう一つはあえて無駄なことをしたり、難題を持ちかけて考えさせたりすることもあります。それは顧客からの要望だったり、どうしても今のうちにやっておこうと思うことだったりします。
ただあまりやりすぎると嫌われてしまうかもしれませんのでご注意を。（笑）
みなさんの現場では日々の考えるタイミングをどのように設けていますか？
